Word 文档与制度材料

Word 看起来只是写字，难点在结构和证据

Word 看起来只是写字，但真实办公里的难点通常有四个：不知道该按什么结构写、语气不够正式、标题和编号混乱、内容没有证据来源。尤其是方案、通知、报告、会议纪要、制度、申请、PRD 这类文档，如果开头就让 AI 自由发挥，结果往往像“万能模板”——读起来完整，却很难直接提交。

WorkBuddy 适合解决的不是“替你拍脑袋”，是把已有材料变成结构稳定、语气一致、可以继续修改的文档初稿。要把文档目标、提交对象、语气和结构要求一次说清楚；生成后再用差异化反馈继续修改，而不是每次从头生成。

适合交给 Word 的任务

• 正式方案：活动策划、项目方案、营销方案、培训方案。
• 管理文档：制度、通知、申请、会议纪要、复盘报告、周报月报。
• 产品材料：PRD、需求说明、竞品分析、用户访谈总结。

推荐流程

步骤	WorkBuddy 做什么	人要确认什么
1	读取材料，列出可用信息和缺失项	哪些材料是事实来源，哪些只是参考
2	生成文档大纲和写作口径	读者是谁，文档是汇报、审批还是执行
3	按大纲生成 Word 初稿	标题层级、章节顺序、关键信息是否完整
4	根据反馈润色、补充、删减	哪些内容可以定稿，哪些必须标“待确认”
5	输出可编辑 docx 和修改说明	是否能直接发给同事审阅

主案例：从散乱通知整理成员工差旅制度草案

场景：公司差旅规则散落在十几份历史通知、邮件和报销规则里，互相覆盖，新人查不到标准。行政要把这些整理成一份可审批的正式制度。

第一步：先盘点，不直接生成

资料越散，越要先让 WorkBuddy 只读取、先盘点冲突和缺项，不要直接生成：

读取“差旅原始资料”目录中的文件，第一轮只做规则盘点。
按现行规则、已废止规则、相互冲突、信息缺失四类整理，并标注原文件和原文位置。
不要补写金额、时限和审批权限。输出 rule-inventory.xlsx 与 questions.md。

ps：第一步的价值是“暴露冲突”，而不是“写完制度”。冲突没确认就写，后面全是返工。

第二步：定义章节、语气和必须保留的条款

明确文档用途和读者，写清必须保留的条款（金额、审批权限、有效期）和不能由 AI 补写的字段，缺的标“待确认”：

根据已确认的 rule-inventory.xlsx，整理员工差旅制度草案。
结构：适用范围、出差标准、审批流程、报销规则、例外情况、责任部门和附则。
语气：正式、简洁，适合直接提交领导审批。
约束：不得补写金额和审批权限，未知项标记“待确认”并集中列出。
输出 制度草案.docx 和 待确认问题清单.md。
验收：每条原始规则都有去向，表格可编辑，待确认项集中可审。

第三步：二次修改说差异，不重写

初稿出来后不要重新生成整篇，要说差异。比如把流程改成表格、细化预算、新增风险预案：

请在上一版差旅制度草案基础上修改，不要重新生成整篇。
修改要求：
将审批流程改成表格，列为：环节、审批人、时效、所需材料；
在报销规则中细化：项目、预计金额、数量、单价、备注，并补充总额上限；
新增例外情况部分，覆盖紧急出差、跨级审批和超标准情况；
整体语言更加正式、简洁。
输出修改后的 v2 版 Word 文档，并在 changelog.md 中列出本次修改内容。

第四步：进阶实战，比较两版制度或合同

制度、合同经常改版，人工对比容易漏。让 WorkBuddy 输出四类差异：

比较 policy-v3.docx 与 policy-v4.docx。
输出新增、删除、修改和仅格式变化四类差异，附章节和原文定位。
重点标记金额、日期、责任主体、审批条件、例外和否定表达。
生成影响清单和待确认问题，不给法律结论，不修改原文件。

ps：文档对比适合发现变化，不替代法务、财务或制度责任人的最终判断。

延伸：会议结论转项目启动文件

开完会要把结论变成可执行的启动文件。把会议纪要和项目里程碑放进工作目录，让 WorkBuddy 按项目启动文件的结构改写：背景、目标、范围、里程碑、责任分工、风险和待决策事项。会议中没有明确确认的内容不写成既定结论，缺的标“待确认”。

Word 文档常见错误与修正方式

常见错误	为什么会发生	更好的写法
“写一份报告”	没有文档类型和语气要求	说明是方案、总结、申请、纪要还是 PRD，并指定读者
开头就让 AI 自由发挥	没盘点冲突和缺项	先输出四类清单，确认后再生成
二次修改重新生成整篇	以为要重头来	说差异（改哪段、加什么表），不重写
让 AI 补写金额和审批权限	想让文档完整	不得补写，缺的标“待确认”并集中列出
制度合同不人工复核	信任 AI 输出	金额、时效、审批层级、签字盖章页必须人工复核留痕