会议纪要、周报和协同办公

日常办公为什么总在重复搬运

很多办公室的一天由同一组动作组成：约会议、找材料、开会、记笔记、发纪要、建待办、追进度、写周报、做汇报。每个动作看似不难，真正消耗精力的是信息不断从聊天、会议、邮件、文档和表格之间流转，而且每流转一次都可能丢掉上下文。

flowchart LR
    A[会前目标与议程] --> B[创建会议与日历邀请]
    B --> C[会议录制与转写]
    C --> D[事实、决策、分歧和待办]
    D --> E[任务系统与会后通知]
    D --> F[PRD / 方案 / PPT]
    E --> G[日报、周报与进度跟踪]
    F --> G
    G --> H[项目记忆与下一次会议]

主案例：一次产品评审会，怎样真正推动项目

场景设定：产品团队要评审“会议纪要自动生成待办”功能。过去会后由产品经理回听录音、整理纪要，再把行动项逐个录入任务系统，通常要半天，而且参会人对“谁答应了什么”经常理解不同。

这条协同链不追求无人值守。它在区分内容类型、生成待办预览和写入任务系统三处保留人工检查点。

第一步：把会议记录和项目资料收拢进工作目录

把转写文本、议程、参会者名单和项目里程碑放进工作目录。一天里很多精力耗在信息从聊天、会议、邮件、文档间流转，每流转一次都可能丢上下文——这一步就是把上下文收拢。

第二步：区分事实、决定、讨论和待确认项

区分四类内容：已确认事实、正式决定、讨论中的观点、待确认问题。“可以考虑”不等于决定，发言人提到某个方向不等于拍板。区分不开，纪要就不可信。

类型	例子	处理方式
背景事实	当前纪要平均需 40 分钟整理	附来源或发言时间
已确认决定	首期只支持会后生成待办草稿	记录决定人和时间
行动项	产品补充字段映射表	负责人、截止日期、验收物
未决问题	是否支持跨项目复制待办	进入下次决策，不伪装成结论
讨论建议	研发提出先做异步队列	标记为建议，不写成承诺

生成会议纪要，不得只依赖平台智能摘要；关键数字、责任人和否定表达回到转写核验。

输出：
1. 会议基本信息；
2. 三句话结论；
3. 按议题整理的讨论摘要；
4. 决策表：决定、理由、决定人、时间戳；
5. 行动项表：任务、负责人、截止日期、交付物、依赖；
6. 未决问题与下次确认时间；
7. 转写中无法确认的人名、数字和术语。

没有明确负责人的任务写“待认领”，没有明确日期写“待确认”，
不得根据语气猜测负责人或截止时间。

ps：不得只依赖平台智能摘要，关键数字、责任人和否定表达必须回到转写核验。

第三步：提取负责人、截止日期与依赖

提取每条行动项的负责人、截止日期和前置依赖。没有明确负责人和日期的不要按发言人猜测，集中标记“待确认”，让主持人补。

第四步：纪要里的待办，不能直接静默写入任务系统

会中发言和正式任务不是同一件事。把“可以看看”直接变成分派给某人的任务，会制造额外管理成本。所以待办要先生成导入预览，确认后再写入：

读取 minutes-approved.md 中的行动项，只生成待办导入预览。
每条显示：标题、描述、负责人、截止日期、优先级、验收物、来源会议。
负责人或日期缺失的条目进入“待补充”，不要创建。
先按负责人分组让我确认；确认后再写入指定任务清单。
写入完成后返回成功、失败、跳过和重复四个清单，不发送催办消息。

ps：稳定流程是：纪要草稿 → 参会人确认 → 待办预览 → 人工补齐责任与日期 → 写入任务系统 → 返回任务链接。重复运行时用“会议 ID + 行动项序号”作为幂等键，避免创建重复任务。

第五步：生成适合团队协作工具的结构

按团队协作工具生成结构：纪要正文（结论+讨论）、行动清单 Excel（任务/负责人/日期/状态/依赖）、待确认问题清单。要写入腾讯文档时先用连接器，先预览再写入：

把会议纪要写入腾讯文档，先生成写入预览。
结构：纪要正文、行动清单、待确认问题三个独立文档。
先返回文档标题和字段预览，等我确认后再写入；
不自动发送催办消息，不自动添加参会人。
写入完成后返回文档链接。

第六步：会后通知和跟踪

会议后可以生成邮件或群消息草稿，但发送前必须确认对象和可见范围：

根据会议记录生成两份会后通知草稿：
A. 发给全体参会人：结论、行动项、未决问题和纪要链接；
B. 发给管理层：三句话结论、关键风险和需要支持的决定。
不要包含录制下载地址、内部争议原话或未确认个人责任。
只生成草稿，不发送。

ps：人工确认负责人和日期后再发送或写入第三方平台。纪要、行动清单、待确认问题分开存，每条决定和待办能定位回原始记录。

会后延伸：把会议纪要变成汇报 PPT 和项目周报

会议之后往往要有汇报和周报。先确定汇报对象和结论，再设计页面：

根据会议纪要生成 8 页项目汇报 PPT。
受众是管理层，目标是确认首期范围和资源缺口。
页面：结论、背景、用户问题、已确认范围、进度、风险、资源请求、下一步。
每页只表达一个结论；数字来自状态表，决定来自纪要；
不使用无法解释的装饰图表。先返回页级大纲和证据映射，确认后再生成 PPT。

周报则汇总本周多次会议的纪要和任务进度，按完成项、风险、下周计划和待决策事项整理，每条进展都能回到对应输入文件。

一套基础办公 Skill 栈

任务层	可选能力	默认安全动作
会议	腾讯会议 Skill、日历连接器	创建前预览，取消前二次确认
内容	录制、转写、会议纪要模板	保留来源和时间戳
协作	任务、邮件、IM、腾讯文档/WPS	先生成草稿或导入预览
产品	PRD 模板、自定义产品经理 Skill	只使用确认需求，保留未决问题
文件	DOCX、PDF、OCR、文件整理	复制优先，不覆盖、不删除
数据	Excel、公式、图表、数据分析	先对账，再分析
汇报	PPT、图表和品牌模板	先页级大纲和证据映射
自动化	日报、周报、提醒和归档	小范围试运行，失败可接管

不要一开始安装十几个 Skill。先选择一个每周都会发生、输入稳定、结果容易验收的任务，例如会议纪要到待办；连续跑通后，再把 PRD、周报和汇报接到同一条链上。